Profit First – Mike Michalowicz

Cum să-ți transformi afacerea dintr-un monstru devorator de bani într-o mașină de făcut bani

Un rezumat de Sorin Scorțan

10 octombrie, 2023 — Cărți de educație financiară

educatiefinanciara finante obiective venitpasiv

Cartea „Profit First” de Mike Michalowicz explică faptul că formula folosită de contabilitatea convențională: Vânzări – Cheltuieli = Profit nu este eficientă. Autorul propune o abordare comportamentală a contabilității care poate fi exprimată astfel: Vânzări – Profit = Cheltuieli. Așadar, în sistemul Profit First, profitul este pe primul loc. Cu alte cuvinte, punând mai întâi profitul deoparte și repartizând ulterior doar ceea ce rămâne pentru cheltuieli, antreprenorii își vor transforma afacerile, din monștri care înghit bani, în surse profitabile de cash.

Cartea de față este un ghid pas cu pas de implementare a sistemului Profit First în afaceri, pe care îl poți adapta cu ușurință condițiilor juridice și fiscale din România.

Am extras idei interesante din această carte:

Aceasta este o carte despre a micșora viteza. Este despre a găsi timp pentru lucrurile care contează. Credem că este posibil să te simți mai puțin ocupat, mai puțin distras și să te bucuri mai mult de momentul prezent;
A munci pe brânci e o metodă foarte simplă prin care poți să ascunzi lipsa de productivitate a unei afaceri. Avem impresia că – dacă ne străduim, dacă muncim mai mult și mai bine, dacă facem față – ceva bun se va întâmpla într-o zi. Succesul îți va ieși în cale, nu-i așa? Ceva anume va șterge ca prin minune toate datoriile, stresul financiar și grijile. La urma urmelor, nu merităm și noi asta? Un final fericit pentru povestea noastră?
8 din 10 afaceri eșuează, iar motivul principal este lipsa profitului. Conform unui raport al școlii de afaceri Babson Colege, ”motivul principal invocat constant pentru întreruperea activității unei afaceri este lipsa profitului”. Ești surprins? Probabil că nu;
Modelul Profit First funcționează pentru că nu încearcă să te repare pe tine. Tu muncești din greu, ai idei bune și deja te dedici 100% afacerii tale. Profit First este un sistem conceput să ți se potrivească exact așa cum ești. Nu tu trebuie să fii reparat. Sistemul trebuie reparat;
Sistemul Profit First va fi o provocare pentru tine deoarece va trebui să schimbi complet modul în care gândești la afaceri. Iar schimbarea ne sperie. Majoritatea oamenilor nu se descurcă atunci când trebuie să încerce lucruri noi, cu atât mai mult când trebuie să adopte sisteme noi;
Să construiești o afacere din nimic, în afara unei idei grozave, a talentelor tale unice și a puținelor resurse pe care le ai la îndemână este un miracol. Așa și pare, până în ziua în care realizezi că afacerea ta a devenit un monstru gigantic. Nu începuseși această afacere tocmai ca să poți fi propriul tău șef? Acum se pare că monstrul este șeful tău;
Afacerile cu adevărat profitabile sunt greu de găsit. Tot ce fac cei mai mulți antreprenori este să-și achite cheltuielile lunare de funcționare, deși unii nu reușesc să facă nici asta și acumulează datorii enorme;
Afacerile mai mari înseamnă în mod evident probleme mai mari. Dar cu siguranță nu garantează profituri mai mari, mai ales atunci când profitul este, în cel mai bun caz, rezidual;
Profitul trebuie să se întâmple acum și întotdeauna. Trebuie să fie generat de afacerea ta. În fiecare zi, cu fiecare tranzacție, în fiecare moment. Profitul nu este un eveniment. Este un obicei;
Dacă vrem să ne eliberăm de acest stil de viață ”cec după cec și panică după panică”, trebuie să găsim o nouă metodă, care să funcționeze în acord cu natura noastră, nu împotriva ei;
Dacă gestionezi cifrele la fel ca majoritatea antreprenorilor, începi cu vânzările (linia superioară), apoi scazi costurile implicate în mod direct de furnizarea ofertei (produsul sau serviciul tău). Abia după aceea, scazi toate celelalte costuri pe care trebuie să le suporți pentru a-ți conduce afacerea: chirie, utilități, salariile angajaților, cheltuieli administrative, comisioane de vânzare, publicitate, asigurări, etc. După toate acestea, îți plătești impozitele. Și abia după, te ocupi de retribuția proprietarului (salariul tău, repartizarea profitului, etc.)
Cu cât este mai mare varietatea lucrurilor pe care le vindem, cu atât crește și costul afacerii. Se spune că îți trebuie bani ca să câștigi bani. Însă nimeni nu ne spune că rezultă din teoria asta, în lumea reală: îți trebuie mai mulți bani ca să câștigi mai puțini bani;
La finalul zilei, la începutul unei alte zile și în fiecare secundă, banii sunt tot ce contează. Ei sunt seva afacerii tale. Îi ai sau nu? Dacă nu îi ai, ai probleme, iar dacă îi ai, ești asigurat;
Dacă vrem să conducem cu succes o afacere profitabilă, avem nevoie de un sistem extrem de simplu pentru a ne gestiona banii, unul pe care să-l putem înțelege în câteva secunde, fără ajutorul unui contabil;
Profit First veghează la situația ta financiară. Îți va spune când va detecta un semnal de alarmă și când va trebui să îți îndrepți atenția spre diverse chestiuni contabile mai complexe;
Legea lui Parkinson spune că cererea se extinde în raport cu oferta. În economie, această noțiune se numește ”cerere indusă”;
Atunci când urmăm formula standard Vânzări – Cheltuieli = Profit, ne concentrăm asupra primelor două cuvinte, Vânzări și Cheltuieli, și ne gândim la Profit ca la un aspect secundar. Când profitul se află pe primul loc, totul se învârte în jurul lui, așa că nu este niciodată pierdut din vedere;
Sistemul Profit First declanșează o dezvoltare mai rapidă deoarece te determină să regândești importanța profitului. Când pui profitul pe primul loc, îți dai seama imediat dacă poți să suporți cheltuielile curente; dacă ești destul de eficient, dacă ți-ai stabilit o marjă de eroare corectă. În cazul în care descoperi că nu poți plăti facturi după ce ai pus profitul pe primul loc, trebuie să acorzi atenție tuturor acestor aspecte și să te gândești cum ai putea să le remediezi;
Dacă vrei să afli care dintre numeroasele lucruri pe care le faci îți aduc bani și care nu, pune profiturile pe primul loc;
Pentru a-ți dezvolta afacerea în cel mai rapid și mai durabil mod cu putință, trebuie să fii cel mai bun. Și ca să devii cel mai bun în orice domeniu, trebuie să determini în primul rând la ce anume te pricepi cel mai bine și să descoperi diverse moduri prin care să evoluezi. Pentru a ajunge acolo, trebuie să pui profitul pe primul loc și, astfel, vei afla toate răspunsurile;

Vânzări – Profit = Cheltuieli

Cele patru principii Profit First sunt:

Când îți intră bani în contul principal de VENIT, acesta pur și simplu funcționează ca un platou pentru celelalte conturi. Vei împărți toți banii din contul de VENIT, în procente prestabilite, către alte conturi. Fiecare dintre aceste conturi are un obiectiv diferit: unul este pentru profit, unul pentru compensațiile proprietarului, altul pentru depozite, iar altul pentru cheltuieli operaționale. Împreună, acestea sunt cele 5 conturi fundamentale (Venit, Profit, Compensații Proprietar, Impozite și Cheltuieli Operaționale);
Întotdeauna începe prin a-ți aloca banii în conturi în funcție de niște procente prestabilite. Niciodată nu achita mai întâi facturile. Banii trebuie redirecționați din contul de VENIT spre conturile de PROFIT, COMPENSAȚII PROPRIETAR, IMPOZITE și CHELTUIELI OPERAȚIONALE. Apoi, achiți facturile numai din ceea ce ai la dispoziție în contul pentru CHELTUIELI OPERAȚIONALE;
Stai departe de contul de PROFIT și de alte conturi ”tentante”. Fă în așa fel încât să fie dificil și neplăcut să te retragi din acele conturi, înlăturând astfel tentația de a ”împrumuta” de la tine. Folosește un mecanism contabil care să îngreuneze accesul la ele, exceptând motivele întemeiate;
Rezolvă problemele de alocare a resurselor și obligațiile de plată de două ori pe lună (mai exact, în zilele de 10 și de 25 ale lunii). Nu plăti numai când se strâng bani în cont. Stabilește-ți un ritm pentru alocarea venitului și pentru plata datoriilor de două ori pe lună, astfel încât să vezi cum îți acumulezi banii și pe ce îi cheltui;

Vreau să-ți deschizi chiar acum un cont de PROFIT. Este primul pas de parcurs în sistemul Profit First. Sună la banca ta sau intră pe internet și deschide un cont curent. Nu te împotmoli în întrebări legate de scopul contului, dacă să fie un cont de economii sau un cont de transfer dividende și așa mai departe. Cele cinci secunde pe care le pierzi gândindu-te la asta costă mai mult decât dobânda pe care o va genera. Unicul tău obiectiv este să începi și să nu dai înapoi;

După ce ți-ai deschis acest cont curent, poreclește-l PROFIT, iar de acum înainte, din orice sumă de bani pe care o depui în contul tău curent obișnuit, transferă 1% în contul de PROFIT. Apoi, continuă să te ocupi de afacere, de operațiuni și de managementul banilor la fel cum o făceai și în trecut. Doar virează banii în contul de PROFIT și nu te atinge niciodată de ei (până când ajungem la partea în care îți explic ce ai de făcut);

Se va întâmpla ceva magic. Vei vedea că sistemul funcționează. Nu te vei îmbogăți peste noapte, însă vei dobândi foarte multă încredere în tine. Vei simți cum este să-ți pui deoparte profitul;

Sistemul Profit First este conceput astfel încât să poți (și să trebuiască) în continuare să faci evaluarea soldului bancar. Sistemul e configurat de conturile tale bancare, în așa fel încât să te poți conecta, să-ți verifici soldurile și apoi să iei decizii. Faci deja asta, așa că nu este nevoie să te schimbi. Profit First îți va aduce o mulțime de conturi în bancă, deci vei ști exact pentru ce sunt banii, de fiecare dată când vei accesa un cont. Îți deschizi ”plicul”, vezi ce ai la dispoziție și decizi. Ce vei mânca, orez și fasole sau șnițel vienez?

Cele 5 conturi curente pe care trebuie să le deschizi sunt:
- VENIT
- PROFIT
- COMPENSAȚII PROPRIETAR
- IMPOZITE
- CHELTUIELI OPERAȚIONALE

Asigură-te că vor fi conturi curente, nu conturi de economii. Majoritatea băncilor îți permit să atribui un nume contului, care va fi afișat online și pe declarații, lângă numărul contului;
Odată ce ți-ai deschis cele cinci conturi fundamentale la banca cu care colaborezi în general, următorul pas este să-ți deschizi ”conturi fără tentații”;
Motivul pentru care îți trebuie aceste conturi secundare este acela de a ține departe banii pe care îi aloci și îi rezervi pentru plata impozitelor și a profitului din acele conturi. Pentru că, atunci când ceva nu este disponibil pentru consum, nu ai cum să-l consumi;
Pentru aceste dubluri, găsește o bancă cu care nu ai mai colaborat până acum. Astfel, nu vei muta de prea multe ori banii dintr-un cont într-altul și se va întâmpla rar să-ți golești ambele conturi de PROFIT și IMPOZITE;
Deschide două conturi de economii la cea de-a doua bancă (în aceste conturi se va acumula dobânda, căci nu vei face nimic cu banii, pentru moment). Numește aceste conturi ACUMULARE PROFIT și ACUMULARE IMPOZITE. Apoi, asociază-te conturilor pentru PROFIT și IMPOZITE de la banca principală, astfel încât să poți transfera bani;
Când îți alegi băncile (cea principală și cea secundară), fii atent la avantajele pe care le oferă una și la dezavantajele pe care le are cealaltă. La banca ta principală, îți dorești să ai acces facil la toate conturile. Îți dorești să poți transfera ușor banii din contul de VENIT spre celelalte conturi. Și îți mai dorești să poți plăti facturile cu banii din contul pentru cheltuieli operaționale. De la banca secundară nu ai nevoie de avantaje. Nu ne facem griji în privința lucrurilor pe care nu le putem vedea sau folosi. Tot ceea ce vrei este să-ți creezi rezerve pentru profit și pentru impozite, iar apoi să le dai uitării… pentru moment;
Înainte să începi Evaluarea Rapidă, găsește-ți declarația de profit și pierdere pe ultimul an. Și declarațiile fiscale ale fiecărui proprietar cu care ai colaborat în acea perioadă;
Formularul Evaluării Rapide din cadrul sistemului Profit First este disponibil în carte sau în secțiunea ”Resources” a site-ului web www.MikeMichalowicz.com;
Evaluarea Rapidă ne deschide ochii imediat, așa că poate fi considerată o bruscă trezire la realitate. Gata cu amânarea lucrurilor. Gata cu speranțele investite într-un client mare, într-un cerc mare sau în orice altceva mare, care să te scape de panica zilnică. Acum știm exact ce avem de făcut;
O companie sănătoasă din punct de vedere financiar este rezultatul unei serii de mici victorii financiare zilnice, nicidecum al unei singure decizii importante. Profitabilitatea nu trebuie să fie un eveniment, ci o obișnuință;
Evaluarea Rapidă se bazează pe intervale. Fiecare afacere este într-un fel sau altul diferită de altele (cu toate că firma și domeniul tău de activitate nu sunt așa de distincte cum le consideri tu). Cifrele pe care le-ai obținut din Evaluarea Rapidă nu sunt perfecte, însă probabil că se apropie destul de mult de rezultatele unei evaluări mult mai detaliate;
Procentele curente de alocare (CAP) reprezintă situația actuală a afacerii tale. Aceasta este cifra la care trebuie să lucrezi, pentru a te apropia din ce în ce mai mult de TAP (Procentele Țintă de Alocare). De exemplu, în cazul afacerii tale, TAP pentru profit poate fi 20%, însă distribuirea profitului se poate să fi fost 0% până acum. Dacă nu ți-ai repartizat profitul până acum, atunci valoarea CAP pentru profit este 0%;
Având în vedere că, în prezent, contul tău de PROFIT finanțează distribuirea profitului și îndeplinește rolul fondului pentru zile negre, CAP trebuie să înregistreze o creștere rapidă de peste 5%. De exemplu, dacă reușești să economisești 5% din cifra de afaceri a companiei tale, poți să te gândești că ai pus deoparte echivalentul a aproximativ 21 de zile în care ți-ai achitat cheltuielile operaționale, ceea ce te va ajuta să-ți menții afacerea pe linia de plutire în cazul în care încasările vor scădea;
Cu cât aloci un procent mai mare pentru profit, cu atât îți vei conduce mai eficient afacerea, ceea ce înseamnă că vei achita mai puțini bani pentru cheltuielile operaționale. Dacă îți vei stabili un procent Profit First mai mare, nu doar că vei putea să economisești mai mult, dar îți vei și reduce cheltuielile, câștigând astfel mai mult timp;
Compensațiile reprezintă suma de bani pe care tu și ceilalți acționari o încasați pentru activitatea prestată. Sunt banii pe care îi rezervi pentru tine și pentru oricare alt ”proprietar-manager” al afacerii, pentru munca depusă în cadrul companiei. Acționarii care nu lucrează în companie beneficiază doar de distribuirea profitului;
Salariul tău ar trebui să fie direct proporțional cu valoarea muncii prestate – sau cu salariul pe care ar trebui să-l plătești înlocuitorului tău;
Determină-ți salariul în funcție de ceea ce faci în 80% din timp, luând în considerare și o sumă rezonabilă de bani pe care ai fi dispus să i-o plătești unui angajat cu exact aceleași responsabilități;
Adună toate salariile acționarilor, ca să obții valoarea contului de Compensații. Procentul din venit pe care îl stabilești ca TAP pentru COMPENSAȚII PROPRIETAR ar trebui să depășească suma respectivă cu mult;
Când îți rezervi un salariu de nimic, deși muncești pe brânci, ajungi la robie. Trebuie să începi întotdeauna cu CAP – situația ta actuală – apoi să adaugi 1% în fiecare trimestru;
Nu-ți tăia din salariu ca să faci firma să funcționeze. Obiectul fiecărei afaceri este durabilitatea, la care se ajunge prin eficiență. Sindromul martirului nu face nici un bine nimănui. Nu vei promova eficiența, transformându-te într-un miel de sacrificiu; dimpotrivă, o vei încetini;
Sistemul Profit First nu înseamnă o evidență strictă a banilor. Cu asta se ocupă contabilii și economiștii pe care i-ai angajat. Înseamnă să te descurci repede și ușor, având cifre cât mai exacte cu putința. Așadar, deducem procentul din Venitul Real;
Primul pas pe care trebuie să-l faci pentru a-ți stabili TAP pentru impozite este să-ți determini cota de impozitare a profitului. Unul dintre obiectivele sistemului Profit First este ca firma să se ocupe de toate responsabilitățile ce vin odată cu plata impozitelor. Este obligatoriu să discuți cu un contabil, care să te sfătuiască în privința tuturor modalităților prin care tu și afacerea ta veți fi impozitați;
În dreptul numelui fiecărui cont (cele cinci conturi fundamentale deschise la banca ta principală, VENIT, PROFIT, COMPENSAȚII, PROPRIETAR, IMPOZITE și CHELTUIELI OPERAȚIONALE, respectiv cele două conturi ”fără tentații” – ACUMULARE PROFIT și ACUMULARE IMPOZITE) vei scrie valoarea CAP, apoi vei pune TAP între paranteze;
De exemplu, ai contul de PROFIT, pentru care CAP este de 8% și TAP este de 15%; vei denumi contul astfel: ”PROFIT 8% (TAP 15%)”. Astfel, vei putea să identifici rapid situația banilor și alocarea procentuală spre care tinzi. Te conectezi la contul tău bancar și, în doar câteva secunde, vei ști cu exactitate care sunt sumele de care dispui și în ce scop le vei folosi, câți bani aloci și care este obiectivul tău pentru fluxul de numerar;
Pentru CAP se începe cu Ziua 0 a nivelurilor de contribuție pentru fiecare cont (cele alocate fiecărei categorii înainte de a implementa sistemul Profit First), apoi se adaugă 1% în Ziua 1 (prima zi în care vei aplica procentele ajustate). E posibil ca unele dintre conturi să fie la zero în Ziua 0, de exemplu dacă afacerea ta nu a generat niciodată profit sau dacă profitul și pierderea au alternat;
Vei aduna astfel +1% la contul de PROFIT, COMPENSAȚII PROPRIETAR, IMPOZITE, urmând să scazi 3% din contul de CHELTUIELI OPERAȚIONALE;
Începe încet. Foarte încet. Găsește nivelul optim pentru procentele tale, nivelul care să te facă să spui că nu mai ai nicio scuză să nu încerci;
Nivelurile inițiale pentru CAP reprezintă procentele alocării tale trimestriale. Le vom folosi pe tot parcursul acestui trimestru, indiferent dacă următorul trimestru începe săptămâna viitoare sau peste 91 de zile;
Compensațiile din Ziua 0 reprezintă banii pe care i-ai primit anul acesta de la companie, fie sub formă de salariu, fie sub forma diverselor distribuiri, bani care nu au fost clasificați drept profit deocamdată;
Alocă 0% pentru Profit și pune toți banii pe care i-ai primit (tu și ceilalți proprietari ai afacerii) în categoria Compensații Proprietar;
Impozitele din Ziua 0 reprezintă suma tuturor taxelor pe care firma ta (nicidecum tu) le-ai plătit către stat;
Norma care se aplică în cazul majorității afacerilor, deci cred că și în cazul celei pe care o conduci tu, este că firma nu le plătește profit proprietarilor și nici nu achită impozitele în numele lor. În acest caz, vei stabili un procent de 0% atât pentru Profit, cât și pentru Impozite, iar Compensațiile se vor calcula împărțind totalul plăților pentru proprietari la Venitul Real;
Aceste cifre nu trebuie să fie calculate cu maximă acuratețe. Obiectivul este să obții un punct de plecare aproximativ. Sistemul Profit First este conceput pentru a începe acum – acesta este obiectivul principal – iar în timp îl poți ajusta, astfel încât să obții procentele perfecte;
Acum, că îți știi procentele din Ziua 0, totul va fi mai ușor. Doar mărește valoarea Profitului, a Compensațiilor și a Impozitelor din Ziua 0 cu 1% și redu Cheltuielile Operaționale cu 3%;
Chiar acum, verifică-ți soldul contului principal (pe care l-ai avut inițial), cel pe care l-ai redenumit ”Cheltuieli Operaționale”. Fă toate plățile extraordinare pe care le ai de făcut cu banii din acel cont. Transferă tot ce-ți rămâne în contul de VENIT;
Acum urmează să facem prima alocare. Împarte banii din contul de VENIT între toate celelalte conturi (PROFIT, COMPENSAȚII PROPRIETAR, IMPOZITE și CHELTUIELI OPERAȚIONALE), în funcție de nivelurile CAP stabilite. Aceasta va fi prima ”alocare” din viața ta și singurul lucru pe care îl vei mai face vreodată cu contul de VENIT, în afară că vei încasa în el sume de bani din viitoarele vânzări;
Distribuirea profitului este un premiu acordat acționarilor (ție și oricum depune eforturi sau investește în afacere), pentru că au avut curajul să-și asume riscul de a deschide afacerea. Nu confunda distribuirea Profitului cu Compensațiile, care constituie plata pentru munca depusă de tine în cadrul firmei. Profitul este o recompensă pe care o primești pentru că deții afacerea;
Distribuirea profitului nu trebuie să se întoarcă niciodată în companie. Nu poți apela la concepte pretențioase, cum ar fi ”profit reinvestit”, ”rată de retenție” sau ”câștiguri reținute”. Niciunul dintre termenii pe care îi folosești nu va masca faptul că iei cu o mână ca să dai cu alta. Afacerea ta trebuie să ruleze doar banii pe care îi generează pentru cheltuieli operaționale;
Vei folosi banii pe care îi vei obține din profit cu un singur scop: binele tău. Scopul profitului este să fie recompensa ta pentru că ai avut curajul să investești în propria afacere. Folosește-l pentru orice te face pe tine fericit;
În fiecare trimestru, îți vei plăti și impozitele trimestriale estimate. Trimestru de trimestru, va trebui să-ți evaluezi procentele actuale și să le apropii de nivelul TAP. Poți ajusta orice procent dorești pentru a atinge TAP, însă reține următoarele: scopul este să nu faci niciodată un pas înapoi;
Să rămâi cu datorii fiscale la sfârșitul anului și nu mai ai nimic în contul pentru IMPOZITE – aceasta este singura situație în care poți lua banii din contul de PROFIT pentru un alt motiv decât distribuirea profitului. De fapt, ești nevoit să faci asta. Nu vei ajunge la închisoare fiindcă nu ai avut profituri de distribuit proprietarilor, însă vei ajunge la închisoare dacă nu-ți plătești impozitele;
Așa că scoate banii pe care îi ai în contul pentru IMPOZITE și în contul de PROFIT și plătește-ți datoriile fiscale. Apoi ajustează procentele alocate contului pentru IMPOZITE, astfel încât să te asiguri că vei suficienți bani în anul următor;
Dacă ai prea mulți bani rămași în contul pentru IMPOZITE, felicitări – poți transfera acei bani în contul de PROFIT, pentru ca mai apoi să faci o distribuire a acestuia. De asemenea, poți să reduci TAP pentru IMPOZITE și, în funcție de asta, să-i aloci PROFITULUI un procent mai mare;
Soluția pentru datorii este foarte simplă: dacă vrei să scapi de datorii, trebuie să găsești o bucurie mai mare în economisirea banilor, decât în cheltuirea lor;
Dacă te simți fericit când economisești, vei profita de orice oportunitate care te ajută să economisești mai mulți bani;
Bucură-te mai mult atunci când alegi să nu-ți cheltui banii, decât atunci când alegi să îi cheltui. Bucură-te mai mult atunci când crește profitul (nu doar când cresc încasările). Bucură-te și mai mult atunci când îți stabilești o cotă mai mare de profit;
Procentele de alocare reprezintă un instrument valoros. În calitate de antreprenor, venitul tău oscilează. Unele luni sunt grozave, altele sunt proaste, iar cele mai multe sunt mediocre. Însă comportamentul tipic al antreprenorilor este să-și spună că cea mai bună lună a lor este ”noua normalitate” – după care să înceapă să cheltuie și să ia bani din firmă;
Urmărește cu atenție fiecare cheltuială (din trecut și din prezent), chiar dacă unele dintre ele nu mai sunt valabile în momentul actual, și însemnează-le cu creionul astfel: litera P pentru orice cheltuială care generează (P)rofit în mod direct; litera S pentru orice cheltuială care, cu toate că este necesară, poate fi (S)ubstituită printr-o alternativă mai puțin costisitoare; și litera I pentru orice cheltuială (I)nutilă în privința creării și livrării produsului sau serviciilor tale;
Redu orice cheltuială de pe listă care a intrat în categoria marcată cu litera I. Chiar dacă ai dubii, fă-o. Plățile se pot relua întotdeauna. În privința cheltuielilor S, a venit momentul să negociezi. Atunci când ceva poate fi (S)ubstituit, tu deții puterea. Și totul este supus negocierii – chiria, ratele și datoria de pe cardul de credit, facturile furnizorilor;
Noua definiție a succesului nu are legătură cu un venit sau un spațiu de birouri cât mai mare și nici cu numărul extins de angajați, ci cu cel mai mare profit, generat cu ajutorul a cât mai puțini angajați și cu cheltuieli minime pentru spațiul de birouri. Fă în așa fel încât să câștigi pe baza eficienței, a economisirii și a inovației, nu pe baza mărimii, a flerului și a aspectului fizic;
Unii oameni spun că nu pot avea o afacere profitabilă câtă vreme nu scapă de datorii, dar nu este adevărat. Profitul e singurul care te ajută să-ți lichidezi datoriile. Datoriile se acumulează pentru că nu ai suficienți bani să-ți plătești datoriile, așa că recurgi la împrumuturi. Primești un împrumut, o linie de credit sau un teanc de carduri de credit din plastic strălucitor. Și totuși, doar profitul îți poate aduce mai mulți bani decât cheltui în prezent;
Dă startul Înghețării Datoriilor. Oprește toate plățile recurente și elimină orice cheltuială de care nu ai nevoie. Fă tot ce poți ca să reduci ”rata lunară”, până când ajunge la o diferență de 10% față de valoarea rezultată în Evaluarea Rapidă;
Folosește 99% din profitul pe care ți l-ai alocat pentru lichidarea datoriei. Trebuie totuși să te bucuri de acel 1% rămas. Îmi dau seama că nu sunt mulți bani, dar tot trebuie să te răsplătești. Chiar dacă ești în plin proces de lichidare a datoriilor, tot trebuie să te răsfeți puțin în timp ce iei măsuri, iar o distribuire a profitului, oricât de mică, te va ajuta să faci asta;
Profitul este o bestie înșelătoare. Când marja de profit este mare, depășind valoarea de 20%, oamenii simt și, aproape instantaneu, încep să se copieze unii pe alții, căutând modalități de a ieși în față cu un produs mai bun și mai ieftin;
Eficiența îți crește marja de profit, adică banii câștigați din fiecare produs ori serviciu pe care îl vinzi. O marjă mare de profit va stimula profitabilitatea companiei tale, fără să fie nevoie de vânzări mai mari;
Mai întâi, obține o eficiență mai mare, apoi vinde mai mult, apoi îmbunătățește și mai mult eficiența, apoi vinde și mai mult. Între timp, încearcă să reduci timpul dintre aceste două procese (eficientizare și vânzare), până când vor ajunge să se întâmple simultan;
Inovația se produce atât în pași mici, cât și prin niște salturi mari. Să-ți dublezi rezultatele depunând de două ori mai puține eforturi este un obiectiv important, care te obligă să te gândești la lucruri mărețe și care îți va aduce progrese mai mici și mai mari. Dar toate vor reprezenta același lucru: profit;
Principiul Pareto li se aplică și clienților tăi, în sensul că 20% dintre ei aduc 80% din veniturile tale. Putem merge mai departe – 80% din profitul tău e generat de 20% dintre produsele și/sau serviciile pe care le oferi;
Să vinzi mai mult este cea mai dificilă cale de a-ți crește profiturile, având în vedere că, în cel mai bun caz, procentele vor rămâne neschimbate; iar în cel mai rău caz, cheltuielile asociate vânzărilor vor crește rapid, ceea ce va duce la procente mai mici și la o marjă mai mică de profit;
”Seiful” este un cont purtător de dobândă (ex. cont de economii), cu riscuri extrem de scăzute, pe care îl poți folosi pentru urgențe neprevăzute. La un moment dat, nu va mai fi prudent s-ți lași 50% din bani în contul de PROFIT, pentru zile negre, fiindcă fluxul de numerar poate fi imprevizibil;
Când deschizi Seiful, trebuie să stabilești și anumite reguli pentru utilizarea lui. De exemplu, dacă scoți banii din acest cont din cauza unei scăderi a vânzărilor, pe lângă faptul că vei încerca să rezolvi problema, vei planifica dinainte o reducere a costurilor aferente afacerii tale pentru următoarele 2 luni, în cazul în care situația nu se îmbunătățește;
Dacă firma ta e plătitoare de TVA, fiecare bănuț pe care îl colectezi ca impozit pe vânzări trebuie alocat imediat în acest cont. Din punct de vedere juridic, banii din TVA nu îți aparțin; tu ești doar un agent colector al guvernului, deci nu trebuie să consideri niciodată că acei bani fac parte din venitul tău. Trebuie doar să le amintești oamenilor cu care faci afaceri să achite inclusiv acest impozit pe vânzări, iar apoi să i-l predai statului;
Creează un document de o pagină, în care să definești funcțiile fiecărui cont în parte. Notează scopul conturilor și explică pașii pe care îi vei urma. De exemplu, scrie că în zilele de 10 și 25 ale lunii, pe baza procentelor corespunzătoare, vei distribui toți banii din contul de VENIT în conturile de PROFIT, COMPENSAȚII PROPRIETAR, IMPOZITE și CHELTUIELI OPERAȚIONALE. Apoi vei transfera sumele pentru MĂRUNȚIȘ și pentru SALARII ANGAJAȚI din contul de CHELTUIELI OPERAȚIONALE în respectivele conturi. În cele din urmă, vei transfera suma totală de bani din contul de PROFIT și din cel pentru IMPOZITE, din Banca 1 în Banca 2;
Întotdeauna vei primi lucrul asupra căruia te concentrezi; prin urmare, nu mai acorda atenție cheltuielilor. Concentrează-te asupra profitului, iar problema cheltuielilor se va rezolva de la sine;
Dacă vrei să ții evidența conturilor, fă în așa fel încât să primești o notificare automată prin email sau prin mesaj pentru conturile cheie. Solicită băncii să-ți trimită soldurile conturilor de VENIT și CHELTUIELI OPERAȚIONALE în data de 10 (când se strâng toți banii) și de 15 (când banii au fost alocați); și din nou în data de 24 (acumulat) și de 30 (alocat). În privința contului de MĂRUNȚIȘ stabilește o notificare zilnică. Verifică personal celelalte conturi;
Obiectivul principal al stilului de viață Profit First este libertatea financiară, pe care eu o definesc prin a face orice vrei să faci, oricând vrei;
Libertatea financiară înseamnă că ai ajuns în punctul în care banii pe care i-ai economisit îți aduc o dobândă din care îți poți susține stilul de viață și continuă dezvoltarea. Calea spre libertatea financiară este pavată cu schimbări mici și simple în stilul tău de viață, pe care le poți sistematiza și aplica atât în finanțele afacerii, cât și în cele personale;
Deși poți să implementezi sistemul Profit First și să eviți greșelile mari de unul singur, un Profesionist Profit First – contabili, economiști, consultanți în afaceri și alți experți instruiți să te ajute să crești profitabilitatea afacerii tale – va simplifica lucrurile. Trebuie să lucrezi cu cineva care s-a întâlnit cu astfel de probleme și în cadrul altor companii, înainte ca tu să le descoperi pe cont propriu. Profesioniștii Profit First te ajută să ajungi mai repede la profit, cu mai puține bătăi de cap;

Poți consulta site-ul www.profitfirstromania.ro pentru consultanță în implementarea sistemului Profit First în compania ta.

Idei culese din carte de Sorin Scorțan