Ten Minute Guide to Managing Your Time – Jeffery Davidson

Stăpânește abilitățile de care ai nevoie în maxim 10 minute.

Un rezumat de Sorin Scorțan

6 noiembrie, 2025 — Cărți de productivitate

concentrare dezvoltarepersonala obiective performanta productivitate

Cartea “Ten Minute Guide to Managing Your Time“ de Jeffery Davidson furnizează esența a ceea ce ai nevoie pentru a-ți gestiona eficient timpul. Vei învăța cum să îți setezi obiective și să identifici priorități, să faci diferența dintre urgent și important, să fii mai bine organizat, să gestionezi tehnologia de bază, să ții întreruperile la minim și să câștigi mai mult timp printr-o delegare eficientă. Vei învăța cum să limitezi efectele procrastinării, să păstrezi stresul la niveluri acceptabile, să conduci întâlniri mai eficiente și, în general, să îți păstrezi viața în echilibru.

Iată idei interesante culese din această carte:

Multe sarcini și activități trebuie făcute într-o perioadă de timp și cu cât numărul acestora este mai mare, cu atât vei avea impresia că acel timp a trecut mai repede, și cu atât te vei bucura mai puțin de acel timp;
Pentru a menține controlul asupra timpului tău, este înțelept să nu ai prea multe lucruri care intră în competiție cu timpul și atenția ta;
Trebuie să lucrezi la ritmul care îți este confortabil. Dacă faci lucrurile numai pe bază de termen de finalizare, îți vei scurta viața și vei diminua calitatea ei;
Dacă știi că exact acu este cel mai important moment, și apoi următorul moment este cel mai important moment, și apoi următorul și așa mai departe, vei fi mult mai înclinat să fii judicios cu utilizarea timpului tău;
De câte ori ești expus la articole sau documente care nu au legătură cu ceea ce lucrezi în carieră sau în viață, adaugi în mod potențial tot felul de lucruri care concurează pentru timpul și atenția ta, și faci ca orele să alunece mai repede;
Trebuie să operezi la ritmul care este confortabil pentru tine. Dacă simți presiunea timpului deoarece responsabilitățile și sarcinile sunt numeroase, trebuie să înveți să drămuiești resursele necesare pentru a face față provocării. Totuși, nu merge mai repede, nu vorbi mai repede, nu mânca mai repede și nu dormi mai puțin în încercarea de a fi mai productiv;
Lucrând mai mult și fiind deschis la idei noi te poate ajuta să lucrezi mai inteligent. Ține minte că ”work smarter, not harder” înseamnă de fapt că trebuie să îți aloci ceva timp pentru a te gândi la ce vrei să realizezi, astfel încât să începi în direcția corectă și să asamblezi resursele necesare. Aceasta crește șansele de a fi capabil să termini munca mai repede și mai ușor;
Uneori singura posibilitate de a lucra mai inteligent este să lucrezi din greu astfel încât perspectivele si ideile care îți vor permite să lucrezi mai inteligent să răsară în sfârșit!
Uneori cea mai bună utilizare a timpului tău este să faci o plimbare. De exemplu, aceasta e adevărat când ai o problemă grea de rezolvat și nu te poți gândi clar. O plimbare te poate ajuta să îți limpezești mintea. Uneori, când revii, vei găsi mai rapid soluția potrivită;
Uneori cea mai bună utilizare a timpului este să te uiți pe fereastră și să reflectezi, să dai un telefon cheie, sau să închizi ușa, să închizi telefonul și să te baricadezi undeva până termini o anumită sarcină;
Este OK să păstrezi ocazional o orientare spre termene de finalizare. Vei termina lucrurile; nu e un pericol real dacă o faci din când în când. Dar o mentalitate a termenelor limită pe care s-o utilizezi tot timpul, îți va scurta viața sau îți va reduce calitatea vieții;
Întreabă-te mereu: ”Care este cea mai bună utilizare a timpului meu chiar acum?”
Ai încredere în propriile instincte, ele reprezintă experiențele acumulate și expertiza dobândită;
Identifică-ți prioritățile într-un loc liniștit, departe de distracții. La birou sau în alte locuri familiare probabil vei fi întrerupt de colegi sau de prieteni;
Există mai multe categorii de priorități, din care poți să-ți faci o listă:
- Mental – îmbunătățirea memoriei, a concentrării, să înveți mai bine sau să fii mai creativ;
- Fizic – menținerea stării generale de sănătate și formă fizică, îmbunătățirea agilității și anduranței;
- Familia – o bună relație cu partenerul sau partenera, cu copiii, cu părinții și cu alte persoane iubite din familia extinsă;
- Social – să fii parte din comunitate și să ai relații cu oamenii din vecinătate, ca și relații cu oameni din industria ta;
- Spiritual – întărirea relației cu divinitatea, a deveni mai umanitar și a dezvolta o filozofie personală;
- Carieră – creșterea unui anumit nivel profesional, câștigarea recunoașterii și realizarea unui obiectiv particular, să ai o influență pozitivă asupra altora și dezvoltarea personală în moduri unice;
- Financiar – creșterea averii nete, economisire pentru studiile copiilor, cumpărarea casei visurilor tale, crearea unui fond de siguranță pentru tine și cei dragi;
Dacă ai prea multe priorități, probabil nu vei aloca fiecăreia respectul cuvenit. Te vei simți anxios și frustrat, așa cum se simt majoritatea oamenilor în majoritatea timpului;
Poți nota tot ceea ce este important pentru tine și dorești să realizezi. Poți face lista oricât de lungă. Apoi revino la listă a doua zi și taie tot ceea ce nu ți se pare crucial. Combină itemii care par similari, astfel încât să reduci din listă;
Restructurează, redefinește și rescrie lista dacă este necesar. Apoi pune lista deoparte și revino la ea peste 1-2 zile. Sunt itemi care pot fi combinați sau care pot fi eliminați? Dacă ceva nu pare prea important, probabil că nici nu este pentru tine. La urma-urmei prioritățile tale se pot schimba în timp, așa cum și viața ta se poate schimba;
Concentrează-te pe câteva arii importante din viață și fă-le parte din această listă. Pentru fiecare dintre itemii care au rămas în listă, ia în considerare un verb pozitiv de acțiune, ca de exemplu:

”Să ating independența financiară”

”Să îmi îmbunătățesc relația cu persoana iubită”

”Să furnizez educație de calitate copiilor mei”

Lista de priorități poate fi ținută pe un cartonaș în portofel, la îndemână și citită când ai timp liber;
Când îți stabilești niște obiective, acestea trebuie să fie cât mai precise, măsurabile și ușor de monitorizat până la îndeplinire. Asigură-te că setezi ceva pe care ți-l dorești, nu ceva pe care trebuie să-l faci. Folosește termeni pozitivi pentru definirea lor. Scrie-le pe hârtie, ți se vor întipări în minte mai ușor și te va ajuta să-ți solidifici efortul necesar. Vor servi ca reamintire vizuală și confirmare a importanței lor pentru tine;
Câteva tehnici pe care le poți aplica pentru a te ține de efortul necesar realizării obiectivelor tale:
Te poți alătura unui grup de oameni cu preocupări asemănătoare,
Poți folosi jaloane intermediare până la obiectivul final,
Te poți vizualiza finalizând obiectivele tale.
Poți crea sisteme de rezervă pentru cazul când ești nevoit să deviezi de la traseu

Dacă ai pe cineva care este nerăbdător să afle cum progresezi, vei fi mai motivat și vor crește șansele de succes;
Trebuie să reflectezi ce termene intermediare îți poți impune pentru fiecare obiectiv, pentru a mări posibilitatea de reușită;
Șansele de succes cresc dacă te vei vizualiza realizând pașii care te duc la obiectiv și felul cum te vei simți când îl vei realiza;
Alege anumite modalități de reamintire a obiectivelor (post-it, note lipite în diverse locuri), cu fraze și exprimări variate, ca să nu începi să le ignori;
Principiul Pareto: 80% din ce realizează o persoană se obține din 20% din timpul consumat. Trebuie identificate cele 20% din activități care sunt cele mai importante și aduc cele mai mari rezultate;
Atunci când ceva merge bine, dublează sau multiplică efortul. Dacă ceva nu merge bine, modifică traiectoria des și devreme, mai degrabă decât rar și târziu;
Prea puțini profesioniști petrec suficient timp gândindu-se la cei câțiva factori care fac diferența în ceea ce încearcă să realizeze;
Nu gestiona niciodată ce poți elimina imediat;
Cu cât e mai largă organizația, cu atât e mai greu să reușești de unul singur. Identifică niște aliați cheie de care ai nevoie în organizația ta sau pe durata carierei tale și asigură-te că te pot ajuta să realizezi ceea ce îți propui;
Relațiile de durată și value-for-value se bazează pe respect, reciprocitate și satisfacția de a fi în compania lor. Ele se fac în timp, nu se pot sări etapele;
După ce ai identificat ce este important și urgent, ar fi bine să îți poți aloca timpul mai eficient;
Dacă vrei să le faci pe toate, vei ajunge frustrat, anxios și uneori epuizat;
Dacă găsești un domeniu unde ești mai capabil decât alții, studiază-l cât mai bine și devino lider, astfel încât să induci o cerere puternică pentru serviciile tale, să creezi clienți loiali, să te caute lumea;
Fiecare obiectiv de realizat trebuie scris, cuantificat și trebuie să aibă o anumită perioadă de realizare, indiferent că folosim unelte de gestiune electronice sau manuale;
Trebuie determinate etapele pentru realizarea obiectivelor, pentru a mări probabilitatea de realizare și a crește productivitatea;
Aceste etape pot fi introduse într-un weekly milestone chart (de forma unui Gantt chart) pentru urmărirea evoluției. O etapă poate fi divizată în taskuri și subtaskuri. Tabelul are pe linii etapele, taskurile și subtaskurile, pe coloane săptămânale și în celule efortul alocat la task într-o săptămână. Tabelul trebuie să aibă un nivel de detaliu acceptabil, dar nu exagerat;
Dacă pentru un task există un termen limită, se notează acesta și se planifică acțiunile de realizat între momentul curent (sau de start) și termenul limită, cu tot cu termenele lor (mini milestones);
Pentru obiective lungi care se întind pe ani, pornirea cu gândul la sfârșit este singura cale de reușită. Un exemplu: să ieși la pensie la 50 de ani și să ai atunci N mii de euro acumulați. Pornind de la vârsta curentă și ținând cont de dobânzi și inflație, poți estima cât trebuie economisit pe lună sau pe an pentru a aduna acea sumă;
Orice sistem de gestiune a timpului necesită actualizarea datelor și corectitudinea lor, altfel este inutil;
Se mai pot folosi flowcharts cu diagrame de secvențe pentru acțiunile de realizat pentru un task sau calendare unde se notează acțiunile. Toate oferă o analiză vizuală a situației curente și a progresului, cu condiția să fie actualizate și păstrate la zi;
Să fii organizat nu este un chestiune înnăscută, ci implică învățarea unui set simplu de tehnici și gestionarea unor abilități de bază;
Oamenii cu cel mai rafinat set de priorități și cu cele mai dezvoltate obiective se confruntă cu mai puțină dezordine, deoarece știu unde trebuie să pună lucrurile pe care le întâlnesc sau care le apar;
E bine să aloci 15 minute pentru sortarea și ordonarea teancurilor de orice. Poți face următoarele:
- Se acționează asupra lor,
- Se deleagă,
- Se îndosariază sau se arhivează,
- Se aruncă sau se reciclează
Majoritatea lucrurilor se reciclează, o parte se îndosariază, câteva se pot delega, și pe restul (o minoritate) se acționează. Astfel se gestionează efectiv numai câteva lucruri esențiale;
Lucrurile asupra cărora trebuie acționat trebuie ordonate în ordinea importanței. Ordinea este:
- Lucruri urgente și importante,
- Lucruri importante, dar nu urgente,
- Lucruri urgente, dar neimportante,
- Lucrurile neurgente și neimportante se reciclează, îndosariază sau se deleagă
E bine să cauți lucrurile care pot fi combinate, automatizate, sistematizate, delegate, amânate sau ignorate;
După ce lucrurile au fost ordonate, se pot utiliza dosare, benzi adezive, agrafe pentru a le păstra în ordine;
Cu cât mai multe lucruri pot fi grupate împreună, cu atât se poate mai ușor lucra cu ele, se pot vedea duplicatele și reciclarea sau eliminarea e mai ușoară;
Dacă ceva anume poate ajuta o altă persoană, e mai preferabil să i-o dai acesteia;
Când ai determinat lucrurile din grupul important, pune-le într-o listă și calculează durata de realizare. Adună suma și mai adaugă 50% (pentru subestimări);
Dacă obosești lucrând la chestiunile importante, ia o pauză și mai lucrează și la chestiuni care necesită atenție, dar nu prea mult efort mental (10-20 de minute). Apoi întoarce-te la lucrurile importante;
Se mai poate reduce volumul unui teanc de lucruri dacă se păstrează doar informația relevantă din ele;
Temporar poți lăsa lucruri să se adune într-un teanc, dar la un moment dar trebuie să le evaluezi și să le triezi;
Aranjarea și ordonarea lucrurilor conferă mai multă energie la începutul zilei;
Ordonarea și aranjarea biroului trebuie făcută la finalul zilei, pentru ca a doua zi de dimineață să te simți mai energizat, iar seara să ai sentimentul de completare. Scade și stresul;
Cu cât ești mai organizat acasă, în mașină sau în alte locuri, cu atât probabilitatea să ai mai multă energie la locul de muncă crește;
Uneori nu poți termina o sarcină deoarece anumiți pași depind de alții. Poți avansa cât de mult poți, apoi consultă-te cu ceilalți. Între timp poți demara altă activitate;
Tot ce se află pe birou trebuie să existe acolo cu un scop și trebuie poziționat precis pentru a facilita modul de lucru;
Orice nu utilizezi zilnic și recursiv nu trebuie să stea pe birou, ci într-un sertar;
În sertar lucrurile importante și urgente sunt primele, apoi vin cele mai puțin importante și mai puțin urgente. Toate fișierele și dosarele trebuie să fie cât mai subțiri și concentrate posibil;
Trebuie redus, micșorat sau eliminat tot ce se poate. Trebuie reținute doar materialele necesare. Dacă se păstrează lucrurile asemănătoare împreună, atunci pot fi găsite mai ușor;
Dacă nu ai nevoie de ceva, nu merită să îl păstrezi într-un fișier sau dosar. Cu cât cureți mai bine biroul, cu atât e mai ușor să găsești ceea ce păstrezi;
Trebuie redus potențialul de dezordine prin gestionarea hârtiilor imediat ce le primești. Dezordinea electronică a documentelor e la fel de frustrantă ca și dezordinea hârtiilor;
Poți utiliza un sertar pentru a păstra temporar lucruri atunci când te afli în mijlocul unui proiect important. Apoi când se mai liniștesc lucrurile, poți sorta și redirecta acele lucruri, folosind patru pași: acționează, deleagă, îndosariază sau aruncă;
Lucrurile pe care le îndosariezi trebuie să aibă o valoare potențială viitoare. Se pot păstra dosare pe culori (ex. verde pentru bani, albastru pentru diplome și progres în carieră, galben pentru taxe și impozite, etc.);
Dacă nu ești sigur că ceva merită a fi păstrat, sunt șanse mari să nu merite a fi păstrat. E mai bine să păstrezi câteva dosare mari cu fișiere asemănătoare, decât un număr mare de fișiere mai mici;
De câte ori se îndosariază ceva, e bine să se scrie pe un colț data la care s-a plasat în dosar;
Dosarele trebuie etichetate, inclusiv un dosar cu eticheta ”Nu știu unde să le îndosariez” pentru documentele în dubiu;
Se pot crea și dosare unde se pun documentele legate de țintele dorite și de obiectivele de realizare a lor (ex. Pensie, Vacanțe, Burse);
Chiar și industria sau profesia în care excelezi, oricât de îngustă sau de nișă ar putea fi, tot va genera atât de multă informație încât nu vei putea ține pasul cu ea;
Trebuie să-ți alegi ce informație dorești să afli. Se aplică principiul Pareto, numai 20% din informația la care ești expus aduce 80% din esențialul de fapte, cunoștințe și informații necesare;
Află ce citesc profesioniștii de top din industria ta. Acestea sunt revistele, site-urile sau canalele media la care trebuie să te abonezi. Trebuie să afli și ce citesc clienții și îi interesează, este la fel de important;
Tehnologia este doar o unealtă, nu ține loc de orice. De aceea nu trebuie să devii sclavul tehnologiei, din când în când e bine să o lași deoparte;
Nu cădea în capcana de a verifica e-mailuri sau de a naviga pe internet când trebuie să lucrezi la alt task. Stabilește momente speciale când faci aceasta;
Asamblează și adună în avans resursele de care ai nevoie pentru o sarcină, ca să nu fii nevoit să te ridici și să umbli după ele;
Ocupă-te de sarcina curentă, nu te lăsa distras de alți stimuli. Curăță biroul, elimină din vedere orice nu e necesar pentru sarcina la care lucrezi acum;
Planifică lucrul ca să coincidă cu momentele cu cea mai redusă distracție și zgomot;
Dacă o întrerupere medie este de 6-9 minute, timpul necesar pentru a relua lucrul și a te concentra este de 3-23 minute;
Întreruperile sunt aspectul cel mai deranjant de la locul de muncă, deci trebuie diminuate, ca să nu îți mărească stresul;
Managementul este arta de a realiza lucrurile prin alți oameni. Managerii de succes știu să delege taskurile către alții și să se asigure că acele alocări sunt realizate cu succes;
Înainte de a delega, e bine să știi câte ceva despre persoana respectivă. Trebuie afectate sarcini care se potrivesc cu interesele, competența și experiența persoanei respective;
Delegările trebuie planificate bine înainte de a fi realizate. Se vor da instrucțiuni clare (verbal sau în scris). Pentru majoritatea sarcinilor se pot stabili termene flexibile;
Trebuie să te asiguri că delegatul are suficiente resurse pentru a realiza sarcina încredințată;
Se va prezenta delegatului imaginea corectă a rezultatului așteptat, însă delegatul poate aborda problema diferit, ceea ce este OK, dacă lucrul este bine făcut, la timp și nu implică resurse suplimentare;
Uneori soluția delegatului poate fi mai bună decât cea pe care ai folosi-o tu pentru aceeași sarcină. În acest caz recunoaște contribuția delegatului, oferă feedback distructiv;
Păstrează înregistrări despre cum s-a desfășurat proiectul și cum s-a realizat sarcina respectivă de către delegat, pentru a lua decizii corecte la alocările viitoare;
Delegarea cere timp, trebuie să explici ce trebuie făcut, dar la sarcina următoare de același tip se va câștiga timp prețios. E bine să oferi instrucțiuni complete, inclusiv despre detaliile care par evidente;
Uneori o sarcină de lucru eșuează deoarece nu s-a atribuit persoanei potrivite, dar mai ales pentru că modul în care s-a efectuat delegarea nu a fost potrivit;
Fii pregătit să asculți întrebări și observații de la delegat, inclusiv reticențele acestuia;
Fii pregătit să dai răspunsuri rapide la întrebări scurte, dar importante, care altfel ar conduce la presupuneri sau implementări greșite;
Cu cât cineva este mai competent, cu atât e mai probabil ca acesta să păstreze mai multe sarcini în lista sa;
Ca manager trebuie să cultivi abilitatea de a lucra cu și prin alți oameni, spre deosebire de a continua să preiei din ce în ce mai multe sarcini singur;
Cu cât mai mult vrei să urci într-o organizație, cu atât mai important va fi să știi cum să delegi;
Cu cât oamenii gestionează mai des sarcini ce li se potrivesc, cu atât au nevoie de mai puțină ghidare și mai puține resurse ca să fie eficienți;
Dacă ai acceptat să participi la un eveniment deși îți doreai să refuzi, înseamnă că nu ai abilitatea de a declina politicos și cu tact o invitație;
Când declini o invitație, ia la cunoștință de ea și respectă faptul că evenimentul este important pentru organizatori. De asemenea, transmite gânduri bune chiar dacă nu poți participa. Nu poți spune ”nu” direct, ca să nu ofensezi sau să rănești acea persoană;
Nu trebuie să te stresezi permanent către perfecțiune. Nu trebuie să colectezi prea multe date înainte de a lua o decizie, altfel poți deveni mai mult confuz decât informat;
Uneori deciziile luate pe bază de instinct și intenție pot fi chiar mai bune;
Sunt cazuri când efortul de a aduce un proiect de la 95% la 100% e la fel de mare ca cel ce duce de la 0% la 95%;
Cea mai ușoară și rapidă cale de diminuare a stresului legată de mediul înconjurător este să iei atitudine și să-l diminuezi imediat (zgomot, temperatură, iluminare, ventilație, monotonie);
Acțiuni pentru diminuarea stresului:
- Păstrează un simț al umorului, râzi și fii vesel,
- Întinde-te și fă exerciții fizice. Dacă ești în formă fizică bună, ești mai puțin stresat,
- Comunică cu colegii,
- Concentrează-te pe o imagine pozitivă (din natură, dintr-un film)
- Evită să tratezi obstacolele zilnice ca pe niște catastrofe,
- Fă un masaj sau o plimbare, bea niște apă
Când îți vorbești în subconștient, generează o listă de declarații pozitive pe care le poți utiliza pentru încurajare și pentru a îndepărta gândurile negative;
Când organizezi o ședință, e bine să vorbești cu persoanele care vor participa, pentru a le pregăti relativ la ce se va discuta. Trebuie încercată implicarea celorlalți în agenda ședinței, astfel încât aceasta să dureze mai puțin, participarea va fi mai bună și progresul în realizarea obiectivelor va fi mai mare;
Dacă participanții au un interes clar în conținutul ședinței, ei tind să ajungă la timp, mai ales dacă primesc agenda și știu și ora de începere;
E preferabil ca fiecare item din agendă să aibă un interval de timp clar alocat, pentru ca întreaga ședință să dureze exact cât s-a stabilit, iar oamenii să-și concentreze discuția astfel încât planul să fie respectat;
După ședință e bine să ceri feedback de la participanți, pentru a îmbunătăți ședințele viitoare;
Cât ești pe drum în mașină și te miști încet în trafic poți reflecta la agenda din acea zi, la ce ai de făcut, cu cine trebuie să te întâlnești, etc.;
O dată pe săptămână poți să o iei pe o rută diferită, pentru a diminua rutina;
Dacă vrei să asculți ceva, poți folosi un post de radio sau un canal de streaming care te învigorează și te inspiră;
Verificarea permanentă a telefonului sau a emailului nu este o caracteristică a unei persoane eficiente, ci a unei persoane stresate.

Idei culese din carte de Sorin Scorțan