Make Time – How to Focus on What Matters Every Day –  Jake Knapp, John Zeratsky

Cartea „Make Time” nu este despre productivitate sau despre a nu-ți mai verifica lista de to-do. Nici nu propune soluții nerealiste cum ar fi să-ți arunci telefonul sau să abandonezi social media.

Cartea nu este despre a-ți modifica radical viața, ci despre a face mici ajustări în mediul tău pentru a te elibera de starea de continuă ocupare și de distragere.

O carte care merită citită de toți cei care și-au dorit vreodată ca ziua să aibă mai multe ore. Te va ajuta să oprești reacțiile pasive la cerințele lumii moderne și să începi în mod intenționat să creezi timp pentru lucrurile care contează pentru tine.

Am extras idei interesante din această carte:

„There is more to life than increasing its speed.” – Mahatma Gandhi

• Aceasta este o carte despre a micșora viteza. Este despre a găsi timp pentru lucrurile care contează. Credem că este posibil să te simți mai puțin ocupat, mai puțin distras și să te bucuri mai mult de momentul prezent;
• Make Time nu este despre productivitate, nici despre a realiza mai multe, despre a termina lista de to-dos mai repede. Este un cadru proiectat să te ajute să creezi mai mult timp pe durata zilei tale pentru lucruri care te interesează, fie că e vorba de mai mult timp cu familia, învățarea unei limbi străine, începerea unei mici afaceri, voluntariatul sau scrierea unui roman;
• În sec. XXI două forțe concurează pentru fiecare minut din timpul tău. Una este ceea ce numim Busy Bandwagon. Este cultura noastră de a fi ocupați constant – mailuri în căsuța de mail, calendare încărcate și liste nesfârșite de to-do. În cultura Busy Bandwagon, dacă vrei să îndeplinești cerințele unui loc de muncă modern și să funcționezi în această societate, trebuie să umpli fiecare minut cu productivitate;
• A doua forță care concurează pentru timpul tău este Infinity Pools. Acestea sunt aplicații sau alte surse de conținut nesfârșit. Aceste surse permanente de distracție permanentă și mereu disponibilă este recompensa ta pentru oboseala de a fi constant ocupat;
• Ambele forțe, Busy Bandwagon și Infinity Pools sunt puternice deoarece au devenit propriul nostru ”default” (implicit), adică așa funcționează de când am început să le utilizăm;
• La birou, fiecare ședință durează implicit 30 sau 60 de minute chiar dacă subiectul în cauză ar necesita doar o mică discuție. Implicit alți oameni decid ce va conține calendarul nostru, și implicit se așteaptă să fim de acord cu ședințe legate una după alta. Restul muncii constă în e-mailuri și sisteme de mesagerie, și implicit le verificăm constant și răspundem la toate imediat. Acestea sunt regulile implicite din Busy Bandwagon;
• Când ne extragem din Busy Bandwagon, vine la rând Infinity Pools. În timp ce la Busy Bandwagon avem parte de sarcini nenumărate, la Infinity Pools avem parte de distracție fără număr. Telefoanele, laptopurile și televizoarele sunt pline de jocuri, social media și clipuri video. Totul e la un deget distanță, irezistibil, chiar adictiv;
• Refresh pe Facebook, navighează pe YouTube, ține pasul cu știrile non-stop, urmărește Netflix sau HBO. Un adult obișnuit petrece peste 4 ore pe zi la smartphone și încă 4 ore la TV, așa că distracția este efectiv un full time job;
• Voința nu e o soluție de ieșire, nici productivitatea nu este, fiindcă mereu apar alte sarcini sau cerințe gata să le ia locul. Cu cât alergi mai repede pe roata hamsterului, cu atât roata se învârtește mai tare;
• Make Time este un cadru pentru a-ți alege pe ce vrei să te concentrezi, să construiești energia de a face asta și să rupi ciclul implicit, așa încât să devii mai intențional cu privire la modul cum îți trăiești viața. Chiar dacă nu poți controla timpul, îți poți controla atenția;
• Cu noi obiceiuri și noi idei, poți opri reacția la lumea modernă și poți începe să creezi timp pentru oamenii și activitățile care contează pentru tine. Nu este despre a economisi timp, ci doar despre a crea de timp pentru ceea ce contează;
• Ideile din această carte îți pot face spațiu în calendar, în creierul tău și în zilele tale. Acest spațiu poate să îți aducă claritate și calm, poate crea oportunități de a începe noi hobby-uri, poate debloca energia creativă pe care ai pierdut-o sau n-ai găsit-o niciodată;
• Pentru mulți oameni să fie productivi nu înseamnă să facă cea mai importantă muncă, ci să reacționeze mai repede la prioritățile altor oameni;
• Strategia Make Time se bazează pe 4 pași, repetați în fiecare zi:
  • Highlight – alege o singură prioritate a zilei,
  • Laser – folosește tactici speciale pentru a rămâne concentrat pe acea prioritate,
  • Energy – construiește energia pentru a rămâne în control cu tipul și atenția ta,
  • Reflect – reflectează asupra zilei cu câteva notițe simple
• Highlight – în fiecare zi vei alege o singură activitate de prioritizat și de protejat în calendarul tău. Poate fi un obiectiv important la lucru, cum ar fi terminarea unei prezentări, sau acasă, cum ar fi gătirea cinei sau plantarea în gradină. Trebuie să fie ceva care nu trebuie neapărat să fie făcut, dar pe care vrei să-l faci, cum ar fi să te joci cu copiii sau să citești o carte. Poate conține mai mulți pași. Astfel te asiguri cp aloci timp pentru lucrurile care contează pentru tine și că nu pierzi întreaga zi reacționând la prioritățile altor oameni;
• Laser – poți reproiecta modul cum folosești tehnologia pentru a opri ciclul reactiv și a intra în modul laser. De exemplu te poți deconecta de la aplicațiile de social media sau poți planifica timp pentru a verifica emailurile, ceea ce poate avea un efect uriaș;
• Energize – pentru a realiza concentrarea și a aloca timp pentru ceea ce contează, creierul tău are nevoie de energie, care vine din grija pentru corpul tău. Îți vei încărca bateriile cu exerciții, alimentație, somn, liniște și timp petrecut față în față;
• Reflect – înainte de a merge la culcare, poți scrie câteva notițe, despre ce tactică dorești să continui și ce dorești să modifici sau să abandonezi. Te vei gândi la nivelul de energie, dacă ai alocat timp pentru Highlight și dacă ziua ți-a adus vreo bucurie;
• Tacticile Make Time: Alege, Testează, Repetă
• Pe măsură ce citești, poți lua notițe despre orice tactică dorești să încerci. Sugerăm ca pentru prima zi să încerci o tactică pentru fiecare pas, adică una pentru a crea timp pentru Highlight, una care îți păstrează atenția concentrată prin schimbarea modului cum reacționezi la distracții și una pentru a construi energie – trei tactici în total;
• Nu se cere perfecțiune, deoarece perfecțiunea este o distracție – un alt obiect strălucitor care îți atrage atenția de la prioritățile tale reale;
• Cele mai bune tactici sunt cele care se potrivesc în programul tău cotidian, nu ceva care te forțează să faci. În majoritatea cazurilor vor fi lucruri pe care vrei să le faci;

Highlight (punctul culminant)

• Trebuie să începi fiecare zi gândindu-te care va fi cel mai important lucru al zilei. Când privești înapoi la ziua ta, ce activitate sau realizare sau moment ți-ai dori să savurezi? Acela este un Highlight;
• Alegerea unui Highlight îți dă șansa să fie proactiv în legătură cu modul cum îți petreci timpul în loc ca tehnologia, sau alte detalii implicite de la birou să-ți seteze agenda. Poți defini timpul prin alegerea locului unde dorești să-ți direcționezi atenția. Iar un Highlight zilnic este ținta atenției tale și trebuie să se încadreze în aproximativ 60-90 de minute;
• Poți alege diferite criterii de selecție a unui Highlight:
  • Urgența – care este cel mai presant lucru de făcut astăzi?
  • Satisfacția – la finalul zilei, ce Highlight îți va aduce cea mai mare satisfacție?
  • Bucuria – Când reflectezi asupra zilei, ce îți va aduce cea mai mare bucurie?
• Exemple de Highlight:
  • Creezi o ofertă de preț și o trimiți unui client care o așteaptă până la sfârșitul săptămânii,
  • Îți ajuți copilul să termine un proiect pentru școală care trebuie transmis mâine,
  • Cauți destinații pentru următoarea vacanță cu familia,
  • Ieși cu copilul la locul de joacă
• Alegerea unui Highlight:
  • Scrie acest Highlight pe hârtie, vei mări șansele de a se întâmpla. Poți s-o faci oricând dar seara înainte de culcare și dimineața sunt cele mai bune momente;
  • Îți poți nota acest Highlight în calendar ca eveniment al întregii zile, sau într-un caiet, sau poți folosi o aplicație de tip reminder (vezi mai multe recomandări pe site-ul www.maketimebook.com)
  • Poți repeta acel Highlight și în zilele următoare, pentru a construi un obicei, mai ales dacă ți-a adus satisfacție sau bucurie,
  • Poți combina câteva lucruri mici într-unul mai mare, care sa reprezinte un Highlight
  • Majoritatea listelor to-do sunt reacții la prioritățile altor oameni, nu ale tale. Și indiferent câte sarcini termini, n-ai finalizat niciodată, se adună alte to-dos care așteaptă să le ia locul;
  • În schimb poți crea o lista Might-Do (aș putea face) în care poți aduna proiecte până ce decizi să le transformi în Highlight și să le planifici în calendar;
  • Poți pune același Highlight mai multe zile la rând (împărțit în etape pe fiecare zi dacă e cazul) și treci la fapte;
  • Te poți gândi de cât timp e nevoie pentru acel Highlight, când vrei să îl realizezi și ți-l treci în calendar;
  • Vor fi zile sau săptămâni când ești atât de ocupat și supraîncărcat încât nu-ți poți imagina cum vei putea aloca timp pentru acel Highlight. Când se întâmplă asta, întreabă-te ce altceva ai putea anula. Ai putea anula o ședință, amâna un termen?
  • Când nu ai niciun plan, trebuie să decizi în mod constant ce să faci mai departe și poți fi distras cu privire la toate lucrurile pe care trebuie să le faci sau ai putea să le faci;
  • Dacă nu poți face loc la Highlight în timpul zilei, poți încerca să creezi ceva spațiu dimineața devreme sau seara târziu;
• Te oprești când ai terminat. Busy Bandwagon face o muncă grozavă să te convingă să mai faci ”încă o activitate”, ca să nu pară că ai rămas în urmă. Dar munca până la epuizare ne face mai predispuși să rămânem în urmă. În loc să încerci să răspunzi la fiecare email sau să termini orice sarcină, mai degrabă creează propria linie de oprire, de exemplu poți decide să încetezi munca la ora 5 PM

Laser

• Când te afli în modul Laser, atenția ta este concentrată în prezent ca o rază laser îndreptată spre țintă. Te afli într-un flux, complet angajat pe acest moment. Când te concentrezi pe obiectivul din Highlight, te simți fantastic, este recompensa pentru că ai ales ceea ce este mai important pentru tine;
• Poți fi distras de emailuri, de Facebook, de Twitter, de știrile sportive sau politice. Apple a raportat că oamenii își deblochează telefoanele de 80 de ori pe zi;
• Uneltele de Infinity Pools sunt irezistibile, fiind create de zeci de mii de lucrători în tehnologie, se modifică și se îmbunătățesc de la an la an, deoarece se află într-o competiție majoră între ele, și în plus mai concurează și cu muzica, filmele, jocurile video și televiziunea (managerii Netflix spuneau că principalul lor competitor este somnul, nu alte aplicații de streaming). Aceste aplicații devin adictive, deoarece profită de modul cum e structurat creierul nostru, care a evoluat într-o lume fără microchipuri. Am devenit distrași deoarece asta ne-a permis să ne protejăm de pericole;
• Companiile de tehnologie fac bani atunci când le utilizăm produsele, iar aceste Infinity Pools sunt greu de rezistat astăzi, și vor fi greu de rezistat mâine. Dacă vrei mai mult control, trebuie să-ți redefinești relația cu tehnologia;
• Cea mai bună cale de a te apăra de distracție este să faci reacția dificilă. Prin adăugarea câtorva etape în calea verificării contului de Facebook, a verificării știrilor, a pornirii televizorului, poți scurtcircuita ciclul care face aceste produse atât de lipicioase;
• Vei progresa de la distras la concentrat, de la reactiv la intențional, de la suprasaturat la mai mult în control. E despre crearea unui mic inconvenient. Când distracția este dificil de accesat, nu trebuie să te îngrijorezi cu privire la voință. Îți poți canaliza energia către a crea timp în loc de a îl risipi;
• Tactici pentru Laser:
  • Șterge aplicația de email și alte aplicații Infinity Pool de pe telefon (gen Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, etc.), browser web, jocuri, aplicații de știri sau streaming video, va fi cea mai puternică modificare pe care o poți face pentru a-ți recupera timpul și atenția;
  • Poți păstra aplicații de tip hărți, muzică sau podcasturi, calendare și camera foto, aplicații de vreme, livrare mâncare, Uber, aplicații de productivitate sau despre călătorii, niciuna nu îți va fura din timpul disponibil;
  • Un telefon fără distracții poate fi un experiment, nu trebuie să-l ai așa pentru tot restul vieții. Poți încerca 24 de ore sau o săptămână, ca să vezi cum te descurci. Vor fi momente când chiar ai vrea să poți trimite un email, dar atunci poți reinstala temporar aplicația de care ai nevoie. Când ai terminat, o dezinstalezi la loc;
  • S-ar putea să câștigi astfel 1-2 ore în plus pe zi, ceea ce este formidabil, și să îți recuperezi controlul cu o schimbare simplă;
  • Când folosești emailul, Facebook, Twitter sau altceva, fă logout la final și nu salva parola, asta va pune o mică piedică la pierdutul timpului cu un Infinity Pool;
  • Dezactivează notificările din telefon și vezi cum te descurci în următoarele 1-2 zile fără ele;
  • Șterge icoanele de pe ecranul de Home, va crea un mic moment de pauză de câte ori vei dori să folosești telefonul;
  • Poartă un ceas de mână, ca să nu mai fie nevoie să verifici ora pe telefon;
  • Dimineața când te trezești, nu mai verifica ce s-a întâmplat pe conturile de social media sau pe email și amână acest proces cât mai mult cu putință;
  • Nu e nevoie să urmărești știrile zilnic. Dacă e vreun breaking news, sigur vei afla despre el, iar restul fie nu e urgent, fie nu contează;
  • Privește titlurile și decide: îmi va schimba acel titlu vreo decizie pe care trebuie s-o iau astăzi? Câte din aceste știri nu vor deveni învechite mâine, sau săptămâna viitoare, sau luna viitoare? Așa că e suficient să citești știrile săptămânal;
  • Sarcini precum să răspunzi la un email, să citești știrile, să răspunzi pe chat par mereu mai urgente și mai importante, dar rareori sunt;
  • Îți poți seta browserul astfel încât pagina de start să afișeze ceva inofensiv, cum ar fi ceasul, mai degrabă decât o listă de site-uri pe care le vizitezi frecvent;
  • Îți poți seta un timer pentru internet, fie în calculator, fie direct în router, pentru deconectare;
  • Poți instala anumite extensii în browser pentru a bloca temporar accesul la internet, vezi mai multe resurse pe www.maketimebook.com;
  • Să privești seara târziu la TV te poate costa o oră de somn și o zi întreagă de energie redusă;
  • Deseori încercăm să curățăm Inboxul de mailuri pentru a ne face apoi munca, dar de multe ori chiar această operație reprezintă munca. Cu cât răspunzi mai repede, cu atât primești înapoi mai multe reply-uri și cu atât devine mai mare așteptarea pentru răspunsuri imediate;
  • Dacă verifici emailurile mai rar, vei deveni mai puțin stresat, de exemplu poți verifica emailurile de trei ori pe zi pentru a obține mai mult timp pentru tine;
  • Te poți ocupa de emailuri la finalul zilei, nu dimineața când te poate stoarce de energie și mai degrabă ar trebui să te ocupi de Highlight;
  • Poți curăța Inboxul o dată pe săptămână, verificând doar emailurile care necesită un răspuns urgent;
  • Răspunde mai încet la emailuri, chat-uri, texte sau alte mesaje. Lasă ore sau zile înainte de a răspunde atunci când poți și tratează-le în grup, ca un batch. Dacă e ceva cu adevărat urgent, persoana care așteaptă răspunsul sigur te va contacta prin telefon;
  • Dacă poți și trebuie să te concentrezi pe activitatea de la Highlight, poți închide ușa biroului sau a camerei, sau îți poți pune niște căști, chiar dacă nu asculți nimic prin ele;
  • Te poți concentra mai bine dacă ai un termen limită pentru realizarea activității Highlight. Chiar dacă ea nu are implicit un termen limită, poți inventa unul;
  • Dacă nu știi de unde să începi un Highlight, îl poți împărți într-o listă de activități mici, pe care să le percepi ca fiind mai ușor de realizat, ceea ce va crește energia pozitivă, direcția și motivația;
  • Hârtia îmbunătățește atenția, deoarece nu pierzi timpul să cauți cel mai bun font sau să cauți pe net în loc să te ocupi de Highlight. Hârtia intimidează mai puțin, în timp ce aplicațiile software sunt concepute să te ghideze printr-o serie de pași către produsul final;
  • Îți poți reseta atenția observând propria respirație sau privindu-ți corpul, ceea ce reduce zgomotul din creier și te redirecționează către Highlight;
  • Te poți uita la un ecran gol, sau poți trece la hârtie, sau te poți plimba, astfel încât să îți păstrezi concentrarea pe Highlight;

Energize

• Dacă îți poți mări energia în fiecare zi, vei converti momente care altfel ar putea fi pierdute mental în timp util pentru Highlights;
• Când ești epuizat, te simți deprimat. În acest moment poți să fii ușor distras de Infinity Pools precum Facebook și emailuri. Apoi te simți mai prost deoarece ai obosit și supărat pe tine însuți pentru că ai pierdut timpul;
• Când ai bateriile încărcate, te simți bine odihnit, ai mintea ascuțită, corpul se simte alert și activ;
• Alegând un Highlight și intrând într-un mod Laser reprezintă baza strategiei de a crea timp. Dar sosul secret este Energize. Dacă ai energie, e mai ușor să menții concentrarea și prioritățile și să eviți reacția la distracții și cererile altora. Cu bateriile încărcate, ai puterea de a fi prezent, de a gândi clar și să îți petreci timpul cu ceea ce contează, nu de ceea ce e în fața ta;
• Dacă ai nevoie de energie pentru creierul tău, trebuie să ai grijă de corpul tău;
• Pentru a-ți încărca bateriile, nu trebuie să te antrenezi pentru un maraton. Doar o sesiune de 20-30 de minute de efort fizic îți poate face creierul să lucreze mai bine, să reduci stresul, să-ți îmbunătățești starea de spirit, să poți dormi mai bine, să ai mai multă energie pentru a doua zi, o buclă de feedback pozitivă;
• Poți mânca mâncare mai sănătoasă: legume, fructe, și mai puțin alimente manufacturate;
• Calitatea somnului este mai importantă decât cantitatea, iar oamenii este plină de bariere împotriva unui somn bun, de la ecrane la calendare la cafeină;
• Când faci exerciții fizice te simți mai bine, mai puțin stresat, mai energetic și în general mai fericit;
• Mersul pe jos ajută să pierzi în greutate, să eviți bolile de inimă, să reduci riscul de cancer, să scazi tensiunea arterială, să întărești oasele, să îți îmbunătățești starea de spirit prin eliberarea de endorfine. Când mergi ai timp să te gândești, să visezi sau să meditezi. Poți asculta podcasturi sau audiobook-uri în timp ce mergi;
• Exercițiile de intensitate 7 Minute Workout combină 12 exerciții simple, rapide și științifice într-o rutină care durează 7 minute. Nici măcar nu trebuie să te gândești în timp ce o faci, există aplicații care te pot ghida în mișcări;
• Doar pentru că mâncăm tot timpul, asta nu înseamnă că și trebuie s-o facem. Postul intermitent poate fi o soluție, care poate aduce anumite beneficii asupra sănătății: fitness cardiovascular, longevitate, dezvoltare musculară, reducerea riscului de cancer;
• Majoritatea oamenilor știu că evitarea dulciurilor este o soluție bună pentru a-ți păstra energia, dar poate fi destul de greu să oprești complet consumarea unor deserturi;
• Ciocolata neagră are mai puțin zahăr decât alte dulciuri și are mai multe beneficii asupra sănătății;
• Cafeina este o substanță adictivă și puternică, și deoarece are un efect direct asupra nivelului de energie, așa că trebuie băută cu atenție, mai degrabă decât pe pilot automat;
• O scurtă expunere la natură, o plimbare printr-o pădure scade stresul, pulsul și tensiunea arterială, te poate face mai calm și mai atent;
• Meditația este o formă de odihnă a creierului, dar și un exercițiu al creierului, ajutând la îmbunătățirea memoriei și la abilitatea de a-ți păstra concentrarea. Meditația face ca un anumite părți ale creierului să fie mai groase și mai puternice, așa cum exercițiul construiește mușchii;
• Este foarte tentant să verifici Facebook, Twitter sau altă aplicație de Infinity Pool ca o pauză de la muncă, însă acest tip de pauze nu îți reînnoiesc și nu îți relaxează creierul;
• Oamenii cu relații solide au șanse să trăiască vieți mai lungi, mai sănătoase și mai împlinite;
• Nu mânca în fața unui ecran, pentru că vei ajunge să mănânci mâncare nesănătoasă. Mai bine mănâncă împreună cu altcineva, ajutând creierul să se odihnească de la o stare de ocupare constantă;
• Dacă dorești să îți îmbunătățești somnul, ține telefonul în afara dormitorului în permanență. Scoate toate dispozitivele electronice și transformă dormitorul într-un sanctuar pentru somn. Fără TV sau tablete, fără alte dispozitive. Poți păstra un ceas deșteptător cu alarmă în dormitor, unul simplu, ținut mai departe de pat;
• Cititul în pat poate fi o alternativă bună, dar de preferat cărți sau reviste pe hârtie, eventual cu un Kindle fără iluminare;
• Trebuie evitată utilizarea telefoanelor sau laptopurilor în pat, îți afectează somnul și odihna;
• Nevoile celor dragi consumă o cantitate imensă de energie emoțională și fizică. Poți recupera din energie încercând să te plimbi, să stai liniștit un timp, sau să faci niște exerciții fizice;

Reflect

• Trebuie să observi ce se întâmplă, să îți dai seama de ce lucrurile se desfășoară într-un anumit mod, să experimentezi și să testezi ipotezele, să măsori rezultatele și să decizi dacă ai avut dreptate;
• Dacă setezi o singură intenție la începutul fiecărei zile, vei fi mai satisfăcut, bucuros și eficient;
• Dacă creezi bariere în jurul Busy Bandwagon și Infinity Pools, te vei putea concentra precum o rază laser;
• Dacă vei aplica metodele de energizare recomandate, îți vei îmbunătăți energia fizică și mentală;
• Poți lua notițe și poți urmări rezultatele din colectarea acestor date. În fiecare zi vei reflecta la modul cum ai creat timp pentru Highlight și cât de bine ai fost capabil să te concentrezi asupra lui. Vei nota ce energie ai avut. Vei revizui tacticile utilizate, vei nota anumite observații asupra modului cum te-ai descurcat sau nu te-ai descurcat și vei face un mic plan despre tacticile pe care le vei aplica mâine;
• După câteva zile de luat notițe, vei deveni mai conștient de propria energie și atenție de-a lungul zilei și mai în control asupra direcției în care te îndrepți;
• A reflecta asupra zilei poate deveni un obicei permanent, dar și dacă o faci pentru câteva săptămâni, e bine;
• Micile schimbări pot avea efecte mari. Dacă reduci câteva distracții, mărești energia fizică și mentală doar un pic și îți concentrezi atenția pe un punct luminos, o zi banală poate deveni o zi extraordinară;

Nu aștepta pentru ”cândva” pentru a crea timp pentru ceea ce este important pentru tine. Începe de azi.